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管理職の方向け リモートワーク時代のラインケア
-部下の不調を見抜く方法-

こんにちは、株式会社エリクシア代表取締役の上村紀夫と申します。私は産業医・経営コンサルタント・経営者という3つの役割で、日々組織の問題解決に取り組んでいます。

前回までは、コロナ禍でのメンタルヘルスケアについて、自身のケア(セルフケア)をどうするべきかというお話をしました。今回は管理職の方向けに、リモートワークでも部下をケアするためにはどのようなことに注意し、何をすべきかに焦点を当てていきます。

管理職の役割の一つ「ラインケア」

管理職の役割は、部下に指揮命令をして業務を遂行することや部下の評価をすることなど、多岐にわたります。その中の一つに、部下の健康に配慮するという役割もあります。これが「ラインケア」です。

ラインケアという言葉を聞いたことはありますか?ラインケアとは、管理監督者が行うケアで、日ごろの職場環境の把握と改善、部下の相談対応を行うというメンタルヘルス対策の一つです。特にコロナ禍での外出制限や活動制限、またその後の働き方の変化に伴う在宅勤務によるワークライフバランスの乱れなどストレスが溜まりやすい状況にあるため、管理職は問題が大きくならないうちに部下の「いつもと違う様子」に気づき、ケアを行う必要があります。しかし、リモートワークが浸透してくることで、コロナ禍以前のように部下と同じ空間の中で仕事をする機会が減り、部下たちの「いつもと違う様子」に気づきにくくなってしまいました。

若い世代によくある「ウェブカメラOFF問題」はなぜ起きるのか?

従来、オフィスに来ていれば姿を確認でき、顔を見て様子を探ることや、何気ない会話で声色や内容を聞くことで「いつもと違う様子」を感じ取ることができました。リモートワーク下では、部下と直接会うことはできず、さらに意識的に時間を作らないと会話が発生しない状況であるため、従来と同じやり方で部下の健康状態を探ることには限界があります。

直接会えないことに対して一般的によく行われる解決方法としては、Web会議の頻度を増やすことです。これにより部下の顔を見る頻度が上がり、顔を見て話ができるので「いつも」の状態を把握し、「いつもと違う様子」があれば気づく可能性が上がるように思われました。しかしそこで新たな悩みの種が一つ生まれました。それは、カメラをONにしたがらない人が出てくる、という問題です。

そんなとき、カメラONを強要するのは組織運営上あまりおすすめできません。

その主な理由は、リモートワークという会社への帰属意識が低下しやすい環境で仕事をしていることに由来します。

そもそもリモートワークは家というプライベートな空間で仕事をするため、自分だけで仕事をしている感覚に陥りやすいです。そして、仕事は一人でいる、もしくは一人でやるのが当たり前と認識しているため、同じ会社にいても一緒に仕事をしている人という仲間意識も生まれにくくなります。オフィスにいれば、同僚とは何度も顔を合わせますので、「一緒に仕事をしている人」と認識でき、自然と心の距離は縮まります。しかし、仲間という意識が事前に構築される前にリモートワークに入ってしまった世代では、会社の人=他人であり、自分のことに必要以上に入ってこないでほしいと感じる傾向が強くなります。そして、先に述べた通り、家はプライベートな空間ですので、カメラをオンにすることはあまり親しくない他人を家に上げるのと近しい感覚を持つのかもしれません。

カメラONを嫌がっている人に無理に押し付けた場合、リモートハラスメントとなり不快感や拒否感が増加してしまい、人間関係トラブルへ発展する可能性があります。とはいえ、顔を見ることで見えてくる健康状態もありますので、どうしたらONにしてもらえるのか考えていきましょう。

まずはONにしてもらうために

カメラをONにしたくない部下に対しては、ONにすることへの抵抗感を減らすことが重要です。抵抗感の減らし方には3つのポイントがあります。

なぜONにしないのか理由を聞く
部下を頭ごなしに否定してしまうと、心を閉ざされ上司の信頼低下につながる可能性があります。必ずどんな理由があるのかを聞き、理解を示しましょう。抱えている不安や悩み、どんなことにハードルを抱えているのかも明らかにします。また、理解を示すことは、「自分のことをわかろうとしてくれている」と安心感を与え、心の距離が縮まります。

妥協点を明確にする
次に聞き出した不安に合わせて、解決策を一つ一つ具体的に伝えながら部下の妥協点を探ります。たとえば、服装や身だしなみに不安を抱えている場合は、マナーの範囲内でリラックスをした格好でOKであることを伝えます。また、自分の部屋の背景が映ってしまうことに不安だという場合は、背景をぼかすことやバーチャル背景などの機能を使うことがおすすめです。自分の顔の映りを気にする方もいるかもしれません。そういう方には、マスク着用をOKにし、目だけ見せてもらうことも検討しましょう。

また、意外と大事なことは、上司自身の映りを完璧になりすぎないようにすることです。スーツを着て、映り込む背景もこだわっているなど完璧な状況では、部下も緊張してしまいます。またそれ以外にも結構重要なこととして、上司のカメラの位置を「近づけすぎない」ことがあります。家でWeb会議を行うと、スペースの問題もあるので可能な範囲でやるしかないのですが、できるだけ、カメラから自分を遠ざけ画面に映る大きさが大きくなりすぎないように調整したいです。Webカメラで顔だけ映していると、画面にいっぱい管理職の顔が映し出されてしまい、それを見た部下は、必要以上に緊張してしまうことや不快感を覚える方もいらっしゃるようです。また、実際はカメラに映った部分しか部下の部屋は見えませんが、部下には自分のプライベート空間をしっかり見られているような、のぞき込んでいるような感覚も生じてしまします。ぜひ注意してください。

メリットを伝える
WebカメラをONにした状態でコミュニケーションをすることにはメリットもあります。顔を見ることで発言に対する熱意や本気度がわかります。さらに、話す人の態度や表情によって話を振るタイミングなどもつかめるようになるので、会議が円滑になります。会話に参加しやすくなることで心の距離は縮まりますので信頼関係の向上につながります。また、ONにすることで声色や話す内容だけでなく、表情や態度など得られる情報が増えるため誤解や勘違いも減らせます。このようなメリットを部下に伝えて納得してもらうこともポイントです。

顔が見えなくてもリモートワークで部下の不調を見抜くには

ここまで、Web上で顔を見ることについて話を進めてきましたが、顔を見ることだけが、部下の健康状態を管理することなのでしょうか?

従来のラインケアで顔の表情を重要な情報源にしていた理由は、オフィスで毎日顔をみられるため、情報自体が集まってきやすく簡単だったからです。何気なく見たり聞いたりしたことから入ってくる部下の情報から感覚だけでも、不調を抱えている可能性があるかどうかの簡易確認を行うことができました。

しかし、リモートワークでは自分がその場に存在するということだけでは情報は集まって来ません。従来のラインケアを「感覚的ラインケア」と呼ぶとするのであれば、リモートワーク下では管理職が意識的に情報を取りにいくラインケア、「戦略的ラインケア」が必要です。

戦略的ラインケアで意識的に集めるべき情報とは何でしょうか?

今までは、本人の顔色を見ることに頼っていましたが、それ以外にも集められる情報はあります。勤怠、メールやチャットなどの返信スピード、仕事の質、同僚との関係性などです。たとえば勤怠から集められる情報は、遅刻が多い、毎日のペースがバラバラで乱れている、残業をしているか、勤怠不良になっていないか等です。これだけでも危険なサインは見つかりますが、他にもありますので下の表にまとめました。

集めるべき情報危険なサイン
勤怠勤怠不良、遅刻、早退、残業が多い
メールやチャットへの返信スピードやたらと遅い、離席が多い
仕事の質やスピード以前はなかったようなミス・ロスが増える 仕事のできが悪く、遅い
同僚との関係性よくもめごとになっている
メールやチャット、会議での発言チャレンジを避ける言動が増えた、ネガティブな発言が増加した

上記の客観的な情報に加えて、もし会議などでWebカメラがONとなっている場合には、せっかくの機会なのでリモートワーク下ではなかなか機能させられない「見る」感覚的ラインケアも併用してください。

まず部下を「見て」確認すべきことは、身だしなみは乱れていないか、明らかに体重が増減していないかです。次に「話して」確認すべきことは、感情が不安定になっていないか(突然泣き出す、怒り出すなど)というサインです。これらのサインを確認した場合は、不調を抱えている可能性がありますので、人事や産業医への相談を行うなど早急に対処が必要です。

部下の不調を見抜いたらどう対処する?

意識的に集めた情報で危険なサインが見つかったら対処していく必要があります。ただし、不調の理由などをいきなり聞いてしまうのは危険です。必ずしも仕事が原因で不調になっているとは限らず、家族の問題などプライベートな部分に踏み込んでしまう可能性があるからです。まずは不調度合いがどのくらい進んでいるのか、対応の必要性がどのくらいあるのかを確認していきましょう。

不調者を見つけたときの初動として、おすすめしている安全な方法をご紹介します。まずは下記の順で、不調はどの程度なのか、急いで対処する必要があるのかを確かめながら次に何をすべきなのか考えましょう。

―不調者の不調度合いと緊急度を見極める3つの方法―

①睡眠状態を聞く 「最近よく眠れている?」
睡眠の質が悪化している場合、メンタルに不調があるサインです。寝つきが悪い、途中で目が覚める、たくさん寝ても眠気がとれないといった症状はあるかを聞いて確認してみましょう。

②睡眠が悪化している頻度を聞く 「眠れていない日は1週間にどのくらい?いつから?」
睡眠の質の悪い日はいつからどのくらい起こっているかも大切な確認ポイントです。
「週3回、3週間以上」睡眠の質が悪い日がある場合は、対処の緊急性は高くなります。

③自力で改善ができそうかを聞く 「自分で何か改善できそう?」
次に、睡眠の質が悪化していることについて、自分で改善ができそうかを確認してみてください。
もし、自力での改善が不可能な場合は、対処する必要があります。

①~③を通して、不調の度合いと緊急度を出したら、対処を行います。
対処が必要な人は、下記です。

②の質問で「週3回、3週間以上睡眠の質が悪化」していると答えた人
③の質問で「自力で改善ができない」と答えた人

どちらも当てはまっている場合は、自力での改善が見込みづらいため、業務調整や専門家による治療などの対処が必要になることが多いです。

管理職が不調者を見つけた場合、何が不調の原因になってしまったのか、自分が何か悪いことをしてしまったのではないかと気になってしまいますが、まずは部下の状態を確認した上で、メンタル状態を回避させることを最優先にしましょう。また、自身でアドバイスを出したくなる方もいらっしゃると思いますが、アドバイスすることで余計に不調に感じるケースもあります。ご自身だけで対処せず、会社人事や専門家と相談しながら対応を検討しましょう。

結びに代えて

コロナの影響で働き方は大きく変化しました。リモートワークが半強制的に浸透し、その結果として社内のコミュニケーションは大きく変わりました。今回の記事では、部下の状態が「見えない」中で何を「見て」ラインケアすべきかというお話をしました。このほかにも部下が相談をしやすい状況を作ることや、チームが一体感を出すような施策を行うことで不調者の予防に効果的な方法もあります。ぜひ、貴社に合う方法を模索して新しい働き方に適応しつつ、より健康に働ける環境を作っていきましょう。

上村 紀夫
株式会社エリクシア
代表取締役

著者紹介
1976年兵庫県生まれ。名古屋市立大学医学部卒業後、病院勤務を経て、2008年ロンドン大学ロンドンビジネススクールにてMBAを取得。戦略系コンサルティングファームを経て、2009年「医療・心理・経営の要素を用いた『ココロを扱うコンサルティングファーム』」としてエリクシアを設立。これまで3万件以上の産業医面談で得られた従業員の声、年間1000以上の組織への従業員サーベイで得られる定量データ、コンサルティング先の経営者や人事担当者の支援・交流で得られた情報をもとに、「個人と組織のココロの見える化」に取り組む。著書は『「辞める人・ぶら下がる人・潰れる人」さて、どうする?』『組織と働き方を「変える・変えない・先延ばす」さて、どうする?』(クロスメディア・パブリッシング)。

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